Você está aqui: Página Inicial / Ações do CFA / Artigos de Adm / Artigo dos usuários / A Gestão com Foco na Administração do Tempo

CFA

A Gestão com Foco na Administração do Tempo

Administrar o tempo, planejar e estabelecer prioridades são fatores que possuem potencial para impulsionar a gestão.

Por Gustavo de Carvalho Luiz

As rotinas administrativas nas empresas exigem das equipes diretivas a adoção de mecanismos de otimização do trabalho por meio do aproveitamento eficaz do tempo.

Para a boa utilização do fator “tempo”, é importante o estabelecimento de metas para o atingimento dos resultados, pois com os prazos estabelecidos é possível imprimir o ritmo necessário para o alcance dos objetivos.

Nas organizações onde a busca pelo atingimento das metas está sempre na pauta principal da gestão, a condução dos trabalhos deve ser direcionada com o foco nos resultados pretendidos; com isso, é possível trabalhar o dimensionamento dos objetivos parciais que vão sendo alcançados, mantendo ou aumentando o vigor da produtividade, com atenção especial às demandas prioritárias.

Algumas empresas adotam o estabelecimento de metas progressivas; nesses casos, é fundamental buscar atingir resultados em tempos cada vez menores, melhorando as performances e os níveis de satisfação junto aos clientes e consumidores.

Ao mesmo tempo em que as empresas procuram atingir suas metas, é necessário que exista um programa de treinamento junto aos funcionários, para que os mesmos estejam capacitados para desempenhar suas funções de forma eficaz, contribuindo com o atingimento dos resultados organizacionais.

Deve haver, pela parte dos gestores, uma política de esclarecimento junto aos funcionários, no sentido de que os mesmos mantenham o foco constante no trabalho e no desempenho de suas atribuições, evitando toda e qualquer atividade paralela constante ou dispersiva, que possam resultar na redução da produtividade.

É importante, também, que ocorram gratificações à equipe de funcionários pelo atingimento dos resultados, como incentivos financeiros e parcelas de participação nos lucros da empresa. Com isso, é possível manter o quadro motivado e cada vez mais direcionado a superar as metas e melhorar o tempo de execução dos processos.

Os gerentes devem atuar no estabelecimento de prioridades, para que as demandas que possuam maior urgência recebam atenção especial para atendimento dentro do prazo pactuado junto aos clientes, garantindo, assim, a excelência no tempo de entrega do produto ou serviço que, aliado à qualidade do trabalho, traz como consequência a excelência nos resultados da empresa.

Aliada ao estabelecimento de prioridades, deve haver a etapa do planejamento, onde precisam estar destacadas as ações a serem desenvolvidas para atingir os objetivos propostos. Por meio de um planejamento bem elaborado, é possível que a execução dos processos ocorra de forma organizada e orientada para os resultados que se quer atingir.

Uma empresa que consegue atender aos clientes dentro dos prazos prometidos conseguirá manter elevado o seu índice de satisfação junto aos mesmos, o que resulta, também, na fidelização dos clientes, em ganhos diante da concorrência e na conceituação positiva da empresa dentro do mercado.

Para poder administrar o tempo de forma eficaz, utilizando-se do estabelecimento de prioridades e do planejamento como instrumentos de apoio à gestão estratégica, faz-se importante, também, o uso de ferramentas como agendas e aplicativos, onde é possível programar as tarefas, reuniões e compromissos de trabalho, de forma a organizar as rotinas e visualizar as prioridades. Uma agenda organizada possibilita uma organização qualificada dos processos, evitando situações de esquecimento, atrasos e ausência de direcionamento das atividades e compromissos. Com a utilização da agenda, pode-se programar os fluxos de trabalho de modo a distribuir as demandas de acordo com o cronograma, podendo ser destacadas as questões que envolvam prioridade, devendo essas receber atendimento preferencial. Como instrumento de apoio à organização do tempo, também é indicada a utilização de blocos de notas, onde podem ser registradas informações e anotadas ideias conforme o executivo vá se deparando com as mesmas durante o desempenho de suas funções. A agenda e o bloco de notas são ferramentas que auxiliam os profissionais a organizar o seu tempo e, com isso, melhorar seus resultados.

É importante que a administração do tempo no âmbito profissional esteja alinhada com o âmbito pessoal, considerando que, além das rotinas de trabalho, as pessoas possuem também os seus afazeres particulares, que incluem: tarefas de banco, atividades com a família, compras, viagens, academia, programações com os amigos, entre outras. A utilização adequada do tempo no trabalho, de modo a cumprir prazos e evitar longos expedientes para além do horário de saída, possibilita o melhor aproveitamento das atividades pessoais, resultando, também, em mais qualidade de vida, com dedicação de maior tempo de convivência junto à família e a abertura de espaço para atividades que envolvam saúde, esporte e cultura, por exemplo.

A administração do tempo também envolve a escolha entre desembolsar certa quantia de recurso financeiro para obter algum produto ou serviço, ou viabilizar por conta própria o atingimento dessa necessidade, desde que se disponha de competência técnica para tal. Nesses casos, a busca pelo meio termo pode ser a melhor alternativa para equilibrar os fatores: tempo e dinheiro.

Voltando à abordagem da administração do tempo no contexto profissional, o fator “organização” deve sempre estar presente no desempenho das ações dentro da empresa. Uma mesa de trabalhos bem organizada, de forma a facilitar a localização de qualquer objeto ou documento, é um elemento de grande importância para o bom aproveitamento do tempo. Um ambiente de trabalho desorganizado ocasiona situações em que se faz necessário procurar algo enquanto se perde tempo e produtividade, prejudicando o desempenho como um todo. Ter a agenda, blocos de notas ou aplicativos sempre em mãos é uma forma de organização qualificada do trabalho.

Mais do que nunca, a administração do tempo assume papel preponderante para uma gestão eficiente. As empresas cada vez mais procuram por profissionais que sejam proativos e que tenham a pontualidade e a agilidade como características.

A boa administração do tempo constitui um dos fatores fundamentais para que a empresa atinja seus objetivos e obtenha liquidez, possuindo potencial para levar a gestão ao funcionamento pleno de resultados.

Diante disso, é importante que todas as estratégias organizacionais estejam alinhadas com o planejamento e com a administração do tempo, para que seja possível atingir os resultados dentro dos prazos, obter receitas, melhorar os níveis de satisfação junto ao público, fidelizar clientes e consolidar positivamente a empresa dentro de um contexto de mercado cada vez mais crescente e diversificado.

Saber administrar bem o tempo é um dos fatores mais importantes para levar os negócios ao êxito; portanto, é fundamental utilizar o tempo a favor da empresa, buscando mecanismos de participação proativa junto ao grupo de trabalho, refletindo em resultados positivos diante dos clientes e consumidores.